VERI*FACTU, Factura Electrónica y Factura PDF: ¿en qué se diferencian?

En los últimos tiempos ha aparecido mucha terminología nueva alrededor de la facturación en España: VERI*FACTU, factura electrónica, factura digital, PDF… No es raro que un autónomo o una pequeña empresa acabe con la cabeza llena de dudas sobre qué es cada cosa y qué le afecta. Vamos por partes.

La factura en PDF: lo que casi todos usamos hoy

Una factura en PDF es, simplemente, una factura impresa en formato digital. Visualmente es idéntica a una factura en papel —tiene los mismos datos, el mismo diseño— pero se entrega por correo electrónico en lugar de en físico.

El PDF no es un formato estructurado: es una imagen del documento. Un programa informático no puede "leer" los datos de un PDF igual que lee una hoja de cálculo. Para extraer el importe o el NIF hay que interpretarlos manualmente o con OCR.

¿Es legal? Sí, con matices. Una factura en PDF tiene la misma validez legal que una factura en papel, siempre que contenga todos los campos obligatorios. Lo que no es, en ningún caso, es una factura electrónica en el sentido técnico y legal del término.

La Factura Electrónica: un formato estructurado con validez legal

Una factura electrónica no es solo un PDF enviado por email. Es un documento en formato estructurado —habitualmente XML— que puede ser procesado automáticamente por sistemas informáticos: contabilidades, ERPs, plataformas de la administración pública.

En España el formato oficial es Facturae (un estándar XML definido por el Ministerio de Hacienda), aunque también se usan otros formatos como UBL o EDIFACT en contextos internacionales.

¿Cuándo es obligatoria?

La obligación depende del tipo de relación:

• B2G (empresa a Administración Pública): obligatoria desde 2015 a través de la plataforma FACe para facturas superiores a 5.000 €, y desde 2017 sin límite de importe.
• B2B (empresa a empresa): la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece la obligación de facturar electrónicamente entre empresas y autónomos. Los plazos de entrada en vigor dependen del tamaño de la empresa y del desarrollo reglamentario pendiente.
• B2C (empresa a particular): de momento no es obligatoria, aunque puede emitirse voluntariamente.

Clave: Una factura electrónica no es un PDF. Es un fichero XML con los datos estructurados, firmado digitalmente. Puede acompañarse de una representación visual en PDF, pero el documento legal es el XML.

VERI*FACTU: no es un tipo de factura, es un sistema de control

Aquí está la confusión más habitual. VERI*FACTU no es un formato de factura ni un canal de envío. Es un sistema de registro de facturación que establece la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y el Real Decreto 1007/2023.

Lo que hace VERI*FACTU es imponer requisitos al software que genera las facturas: cada registro de facturación debe encadenarse con el anterior mediante una huella digital (hash), y esa información puede enviarse en tiempo real a la AEAT. El objetivo es que sea imposible alterar o eliminar facturas sin dejar rastro.

¿Qué implica para mí?

• Si usas un software de facturación, ese software debe estar adaptado a VERI*FACTU.
• Cada factura que emitas llevará un código QR con un enlace de verificación en la sede de la AEAT.
• El propio software puede enviar los datos de cada factura a Hacienda de forma automática (envío voluntario o en tiempo real, según el caso).
• No afecta al contenido de la factura ni a su formato visible: la factura sigue siendo la misma para el cliente.

La obligación de usar software compatible con VERI*FACTU se aplica a empresas y autónomos que no estén ya en el sistema SII (Suministro Inmediato de Información), que es el equivalente para grandes empresas.

---

Las tres diferencias resumidas

Característica	Factura PDF	Factura Electrónica	VERI*FACTU
¿Qué es?	Imagen digital de una factura	Documento XML estructurado	Sistema de registro del software
Formato	PDF	XML (Facturae, UBL…)	No es un formato de factura
Procesable automáticamente	No	Sí	—
Código QR de verificación	No	No (por defecto)	Sí
Envío a la AEAT	No	Solo B2G (FACe)	Sí (automático)
Obligatorio para autónomos	Válido hoy	Pendiente desarrollo B2B	Sí (software adaptado)

¿Pueden coexistir? ¿Una factura puede ser las tres cosas a la vez?

Sí, perfectamente. Una factura puede ser:

• Generada por un software compatible con VERI*FACTU (lleva hash y código QR),
• emitida en formato XML estructurado (factura electrónica),
• y acompañada de una representación visual en PDF para el cliente.

O puede ser solo un PDF con código QR de VERI*FACTU. O solo una factura electrónica sin VERI*FACTU si la empresa está en el SII. Las combinaciones dependen del tipo de empresa, del destinatario y de la normativa aplicable.

¿Qué necesito hacer como autónomo o pequeña empresa?

La respuesta práctica:

• Asegúrate de que tu software de facturación es compatible con VERI*FACTU. Esto ya es o será obligatorio en breve.
• Si facturas a la Administración Pública, necesitas emitir factura electrónica en formato Facturae a través de FACe.
• Para el resto de tus clientes, el PDF sigue siendo válido hoy. Pero la factura electrónica B2B está en camino.

En resumen: VERI*FACTU es una exigencia al software, la factura electrónica es un formato de documento, y el PDF es una representación visual. Son tres capas distintas de la misma realidad.